Me puedo negar a usar el coche de empresa
Marcar esto como información personal
Según las normas generales del IRS, todo uso de un coche de empresa se considera uso personal a menos que el empleado documente el uso comercial del coche. El uso personal de un vehículo de empresa suele dar lugar a un salario imponible para el empleado. Pero determinar la cantidad a tributar puede ser confuso. A continuación se ofrece un resumen de alto nivel de las normas actuales del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para gravar a los empleados por su uso personal de un vehículo de la empresa[i].
Si un empleador proporciona a un empleado un vehículo de la empresa que está disponible para el uso personal del empleado, en la mayoría de los casos, el valor del uso personal debe incluirse en el salario del empleado (a menos que el empleado reembolse al empleador por el uso personal). Por consiguiente, el valor de ese uso personal está sujeto a los impuestos sobre la renta y sobre el trabajo. Los empleadores deben retener los impuestos federales sobre el empleo (y pagar su parte de impuestos sobre el empleo). El valor del uso personal de un coche de empresa puede tratarse como salario adicional con la frecuencia que elija el empleador, incluso con carácter anual. La retención del impuesto federal sobre la renta sobre los complementos salariales puede calcularse como un total combinado con los salarios ordinarios o, en general, puede retenerse un tipo salarial complementario fijo del 22% si el empleado gana menos de un millón de dólares.
Cómo se calculan los ingresos por el uso personal de un vehículo de empresa
Recientemente han aparecido titulares sobre el uso de un vehículo de marca de la empresa en la reciente caravana de protesta en la zona de Vancouver. La empresa en cuestión ha declarado que el vehículo era conducido por el cónyuge de un empleado y que su uso en la protesta no estaba sancionado en absoluto y no se pidió autorización a la propiedad o a la dirección. Las fotos de este tipo de acciones pueden ser un desastre de relaciones públicas para las empresas, pero ¿qué recurso podría tener la empresa contra el empleado implicado? La respuesta dependerá de las políticas que tenga la empresa.
Cualquier empleador que proporcione un vehículo de la empresa, ya sea de marca o no, debe contar con políticas exhaustivas que regulen el uso de dicho vehículo, incluyendo si el vehículo puede ser utilizado para fines personales y, en caso afirmativo, las limitaciones de dicho uso personal. Las políticas también deben indicar claramente quién puede y quién no puede conducir el vehículo, para garantizar que cualquier uso por parte de un cónyuge, un hijo u otro familiar esté claramente permitido o no. Las empresas querrán asegurarse de que comprueban la cobertura de su seguro sobre los vehículos de la empresa cuando elaboren esas políticas, para garantizar la coherencia y que no se autorice ningún uso que no esté cubierto por las condiciones del seguro.
Utilizar un vehículo de la empresa para uso personal
Si sigue proporcionando vehículos de empresa, es posible que quiera limitar el uso personal de esos vehículos. Tenga en cuenta que, para sus empleados, el uso personal del vehículo se considera un beneficio adicional no monetario imponible. En otras palabras, existe un beneficio fiscal para el empleado si el uso personal se limita a un uso personal ocasional o "de minimis", como detenerse durante un viaje al trabajo.
Por lo tanto, es más razonable tener una política que permita un cierto uso personal, a menos que el vehículo sea un vehículo de reparto marcado que se mantenga en la propiedad o un vehículo de reserva de motor que se ponga a disposición, por ejemplo, de alguien que tenga que conducir a una conferencia.
Sin embargo, tanto usted como ellos deben ser conscientes de las implicaciones fiscales y hay que controlar cuidadosamente el uso personal. Muchos empleados se darán cuenta de que si se controla el uso del vehículo de la empresa, preferirán utilizar su propio coche para los recados personales, lo que resolverá el problema.
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¿Puedo comprar un coche de empresa para uso personal?
Antes de considerar los detalles de proporcionar un coche de empresa, asegúrese de que necesita el coche en primer lugar. En lugar de ello, es posible que quieras conceder un subsidio para el coche a los empleados que viajan. - Getty Images/svetikd
Según la Agencia Tributaria, un coche es un gasto empresarial deducible si sólo se utiliza para fines empresariales. Por lo tanto, si tus empleados utilizan el vehículo tanto para fines profesionales como personales, tendrán que llevar un registro minucioso.
La forma más sencilla de hacerlo es utilizar una aplicación de kilometraje para llevar un registro de los kilómetros recorridos por motivos profesionales y personales. Cuando sus empleados utilicen el coche para trabajar, deben anotar la fecha, el lugar al que fueron y el motivo del viaje.
Un coche de empresa no es un gasto único: estos vehículos deben ser mantenidos y revisados regularmente. Y si sus empleados conducen sus coches con frecuencia para trabajar, es probable que los coches necesiten aún más trabajos de mantenimiento y reparaciones. A la larga, es posible que tenga que reemplazar los vehículos por completo, lo que puede ser otro gasto costoso.