Quien puede conducir un coche de empresa

Quién es responsable de un vehículo de empresa

Si sigue proporcionando vehículos de empresa, es posible que quiera limitar el uso personal de esos vehículos. Tenga en cuenta que, para sus empleados, el uso personal del vehículo se considera un beneficio adicional no monetario imponible. En otras palabras, existe un beneficio fiscal para el empleado si el uso personal se limita a un uso personal ocasional o "de minimis", como detenerse durante un viaje al trabajo.

Por lo tanto, es más razonable tener una política que permita un cierto uso personal, a menos que el vehículo sea un vehículo de reparto marcado que se mantenga en la propiedad o un vehículo de reserva de motor que se ponga a disposición, por ejemplo, de alguien que tenga que conducir a una conferencia.

Sin embargo, tanto usted como ellos deben ser conscientes de las implicaciones fiscales y hay que controlar cuidadosamente el uso personal. Muchos empleados se darán cuenta de que si se controla el uso del vehículo de la empresa, preferirán utilizar su propio coche para los recados personales, lo que resolverá el problema.

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¿Puede mi empleador hacerme pagar los daños de un vehículo de la empresa?

Jean Murray, MBA, Ph.D., es una experimentada escritora y profesora de negocios que ha estado escribiendo para The Balance sobre la ley de negocios e impuestos de Estados Unidos desde 2008. Ha impartido clases de contabilidad, derecho mercantil y finanzas empresariales en escuelas de negocios y profesionales durante más de 35 años, es autora de varios libros sobre cómo ahorrar dinero y simplificar su negocio, y fue propietaria de la empresa Emence Enterprises, LLC, centrada en la creación de empresas.

Independientemente de quién conduzca un coche de empresa, sólo el uso profesional de ese coche es deducible como gasto empresarial.  El conductor debe mantener buenos registros contemporáneos de la conducción para demostrar el uso empresarial en contraposición al uso personal.

Los registros contemporáneos son los realizados en el momento de la conducción. Si quiere deducir los gastos de un vehículo - coche, camión, furgoneta, etc. - que se conduce con fines profesionales, debes separar el uso profesional del personal y también mostrar los detalles del uso profesional: propósito profesional, fecha y lugar o kilometraje.

Una aplicación de kilometraje puede ayudarte a separar la conducción profesional de la personal. También puede ayudarte a realizar las deducciones, ya que te proporciona registros por escrito. Pero no olvides que debes introducir la información para que te la devuelvan.

Normas sobre el coche de empresa para los empleados

Esta es una pregunta común que recibimos: "Mi empresa me proporciona un coche y me permite utilizarlo tanto para el trabajo como para el ocio. Mi empleador me ha dicho que tengo que contratar mi propio seguro para que me cubra cuando utilice el coche fuera del trabajo. ¿Cómo puedo hacerlo con mi póliza de automóvil personal?".

La respuesta: La póliza de automóvil personal tiene una exclusión que establece que no hay cobertura para el uso en un vehículo proporcionado o disponible para su uso habitual. Por lo tanto, al conducir el vehículo de la empresa propiedad del empleador no hay cobertura bajo su póliza de auto personal. Lo mismo ocurriría si el cónyuge u otro miembro de la familia utilizara el vehículo de la empresa. Se trata de una laguna poco conocida en toda cobertura de automóvil personal, pero es una situación muy común.

Normalmente, la póliza escrita a nombre de la empresa protegería al empleado, pero en este caso el empleador le dijo al empleado que no estaba protegido fuera de servicio. En este caso, esta persona tiene un gran vacío en la cobertura.

La respuesta es añadir un endoso a la póliza de automóvil personal denominado Cobertura Extendida No Propia para Personas Nombradas a la póliza de automóvil personal. Cada persona de la familia debe ser nombrada en el endoso si hay alguna posibilidad de que conduzca el vehículo de la empresa.

¿Puedo conducir un coche de empresa sin seguro propio?

Es posible que su empresa necesite tener una flota de vehículos dada la naturaleza del trabajo que realizan sus empleados. O puede optar por ofrecer un incentivo de coche de empresa a los empleados. Sea cual sea la razón por la que los empleados conducen vehículos de empresa, hay algunas cosas que, como empresa, debe tener en cuenta.

La depreciación se refiere a la pérdida de valor que un activo empresarial experimentará con el tiempo. Existen riesgos evidentes para las finanzas de la empresa si es propietaria de los vehículos de su flota, y la depreciación será un factor clave a tener en cuenta.

Los factores que pueden afectar a la depreciación son el kilometraje, el estado del vehículo y el desgaste. Por lo tanto, querrá estar al tanto de cómo conducen sus vehículos y cómo los cuidan sus empleados.

Los costes de combustible pueden ser uno de los gastos más importantes asociados a la gestión de una flota de vehículos de empresa. Factores como la forma en que se conduce el vehículo y el precio actual de la gasolina y el gasóleo hacen que estos gastos puedan fluctuar de forma significativa. Decidir cómo gestionar los costes de combustible será una parte importante de su estrategia de gestión de flotas cuando se trate de su flota de empresa.